10月24日下午, 杭州市園林綠化股份有限公司2014年第四季度檔案工作會議在公司7樓多功能室順利召開。本次會議主要是總結第三季度的檔案工作，肯定成績，查找不足，從而順利完成下一季度的檔案工作。行政管理總部總經(jīng)理吳憶明、總裁辦副主任干小考、專職檔案員張潔及各部門兼職檔案員共18人參加了會議。會議由辦公室副主任李穎新主持。
會議開始，張潔首先介紹了檔案兼職人員的變動情況，并對大家的工作職責進行宣貫。接著，針對檔案的歸檔范圍和保管期限要求，對各部門需要歸檔的文件做了詳細的說明，特別是目前檔案中缺少的門類和內(nèi)容，要求兼職檔案員在日常工作中一定要有概念和目的的保管。李穎新補充說：“巧婦難為無米之炊”，只有了解了什么資料是重要的，需要歸檔的，才能在日常工作中做好收集工作，珍貴的文件資料才能保存下來，希望各部門負責人和兼職檔案員能更仔細的研究檔案歸檔文件有哪些組成，積極促進本部門檔案材料的收集工作。最后，張潔匯報了第三季度檔案的歸檔和利用情況，第三季度移交并歸檔檔案共計465件，核查歸檔積壓檔案76卷388 件，提供借用、掃描復印等利用服務197卷625件次，檔案的按時歸檔率96.5%，數(shù)字檔案系統(tǒng)與外部統(tǒng)計數(shù)據(jù)實現(xiàn)同步更新。
吳憶明對各兼職檔案員為檔案工作有序、規(guī)范地進行所付出的辛勤勞動表示了肯定，同時，對不足之處也提出了具體的改進要求：一、結合文件蓋章審批的時間，各部門要加強檔案的催繳力度，提高檔案歸檔的效率，實現(xiàn)檔案百分之百按時歸檔；二、提高檔案的計算機數(shù)據(jù)化，創(chuàng)新工作方法，實現(xiàn)掃描文件的自動比對作業(yè)，提高工作效率；三、兼職檔案員要在部門會議中，向各部門負責人和部門員工提出檔案工作的具體要求，提高部門員工的歸檔意識；四、希望大家繼續(xù)做好各部門的檔案管理工作，進一步提高對檔案工作重要性、必要性、緊迫性的認識，提高管理水平，充分發(fā)揮好檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。
會議現(xiàn)場